Результат: реестр — это одна таблица, где строка соответствует договору, а не платежу или файлу. Обязательные поля имеют проверки, срок действия вычисляется формулой, статусы выбираются из справочника, а просрочка подсвечивается по прозрачному правилу. Платежи и дополнительные соглашения при необходимости хранятся в отдельных связанных таблицах.
Минимальные колонки
ID, Номер, Дата, Контрагент, Предмет, Ответственный, Начало, Окончание, Сумма, Статус, Ссылка на папку, Комментарий. Внутренний ID должен быть уникальным и стабильным: номера договоров иногда повторяются у разных контрагентов.
Одна сущность — одна таблица
Если у договора десять платежей, не добавляйте десять наборов колонок. Создайте таблицу Платежи с полями ContractID, дата, сумма, статус. Допсоглашения также получают отдельный реестр. Такой дизайн позволяет считать и фильтровать данные без объединённых ячеек.
Справочники и ввод
Статусы (Проект, На согласовании, Действует, Закрыт) и ответственные берутся из выпадающих списков. Для суммы разрешите только неотрицательные числа, для обязательных дат — настоящие даты. Защита листа оставляет доступными поля ввода и блокирует формулы.
Осталось дней
Если дата окончания в H2, формула =ЕСЛИ(H2="";"";H2-СЕГОДНЯ()). Для бессрочного договора лучше отдельный признак, а не фиктивная дата 31.12.2099. Статус просрочки: =ЕСЛИ(ИЛИ(J2="Закрыт";H2="");"";ЕСЛИ(H2<СЕГОДНЯ();"Просрочен";"Действует")).
Условное форматирование срока
Для всей строки используйте формулу с фиксированным столбцом даты: =И($H2<>"";$H2<СЕГОДНЯ();$J2<>"Закрыт"). Второе правило предупреждения за 30 дней: =И($H2>=СЕГОДНЯ();$H2<=СЕГОДНЯ()+30;$J2<>"Закрыт"). Порядок правил и «Остановить, если истина» должны быть осознанными.
Файлы и безопасность
Не вкладывайте сканы договоров в книгу: размер быстро растёт, а контроль доступа ухудшается. Храните документы в утверждённой папке и записывайте ссылку. Реестр не должен содержать паспортные данные и секреты без необходимости; права на файл и папку настраиваются отдельно.
Контроль и отчётность
Проверяйте уникальность ID, пустые обязательные поля, договоры без ответственного и просроченные сроки. Сводная показывает суммы по статусу и ответственному. Дата последнего обновления и владелец процесса должны быть видны на листе инструкции.
Когда Excel перестаёт подходить
При одновременной работе многих пользователей, сложных согласованиях, разграничении доступа и юридически значимом архиве нужен специализированный сервис. Excel остаётся полезным локальным реестром и прототипом требований, но не заменяет систему документооборота.
Следующий шаг
Рабочий шаблон реестра проектируется от правил конкретного процесса: обязательных полей, статусов, напоминаний и источника документов. Обезличенный пример можно передать для оценки [автоматизации](/services/excel-automation/).